Inscriptions et réinscriptions

Documents utiles

• Guide pratique d’arrivée et de vie en France à destination des doctorants étrangers

Calendrier des inscriptions et réinscriptions 2024/2025

Procédure d’inscription administrative en première année de thèse

Une fois admis, le candidat doit s’inscrire administrativement en ligne sur le site de l’Université. Pour cela, le candidat doit télécharger à partir de la plateforme d’inscription des doctorants, une convocation individuelle lui demandant de s’inscrire administrativement avec les pièces mentionnées dans le courrier. L’inscription administrative peut être prise par correspondance pour les candidats demeurant en province ou à l’étranger.

L’inscription administrative doit être renouvelée chaque année pour pouvoir soutenir sa thèse à l’université. Elle donne le droit de vote pour l’élection des représentants étudiants dans les conseils de l’université. Sauf exception régie par convention (cotutelle), le doctorant doit acquitter chaque année le paiement des droits d’inscription .

Procédures de réinscription

La date limite de réinscription en 2ème et 3ème année est fixée par l’Université au 15 novembre. Tout dépassement de cette date devra faire l’objet d’une demande de réinscription “extra tempora”. Un courrier co-signé par le doctorant et le directeur de thèse, expliquant de manière argumentée les raisons du retard, devra être adressé au secrétariat de l’ED.

Réinscription en 2ème année
La demande de réinscription en 2ème année se fait de façon dématérialisée sur la plateforme d’inscription des doctorants. Vous devez vous y connecter à l’aide des identifiants fournis lors de l’ouverture du dossier. En conformité avec l’arrêté du 22  aout 2022, la réinscription en 2ème année est conditionnée au dépôt du compte-rendu du comité de suivi individuel (voir page suivi des doctorants).
Après avoir obtenu l’ensemble des avis favorables (directeur de thèse, directeur d’unité, directeur d’ED, VP Recherche Paris 13), le.la doctorant.e pourra se réinscrire administrativement à la scolarité.

Réinscription en 3ème année
La demande de réinscription en 3ème année se fait de façon dématérialisée sur la plateforme d’inscription des doctorants. Vous devez vous y connecter à l’aide des identifiants fournis lors de l’ouverture du dossier. La réinscription en 3ème année est  conditionnée au dépôt du compte-rendu du comité de suivi individuel (voir page suivi des doctorants). Après avoir obtenu l’ensemble des avis favorables (directeur de thèse, directeur d’unité, directeur d’ED, VP Recherche), le.la doctorant.e pourra se réinscrire administrativement à la scolarité.

Les doctorants contractuels étrangers inscrits en 3ème année et qui soutiennent leur thèse entre la fin de leur contrat doctoral et le 31 décembre de leur 3ème année peuvent demander à la DRH de l’université une convention d’accueil leur permettant de renouveler leur titre de séjour. La procédure est la suivante :
– le doctorant concerné demande une attestation à son directeur de thèse attestant que le doctorant soutiendra sa thèse avant le 31 décembre
– le doctorant envoie sa demande de convention d’accueil à cette adresse :  en joignant l’attestation du directeur de thèse
– le doctorant recevra en retour sa convention d’accueil permettant de demander son titre de séjour.

 Réinscription en 4ème année et au delà

A l’exception des doctorants salariés et sauf dispositions particulières (conventions), la demande de réinscription en 4ème année est dérogatoire et doit être pleinement justifiée. Conformément au règlement intérieur de l’ED, la prolongation de la durée de la thèse doit être financée et son financement en lien avec l’activité de recherche (l’allocation chômage des doctorants contractuels ne peut pas tenir lieu de financement). La réinscription en 4ème année (et au delà) est conditionnée à l’avis favorable du comité de suivi du doctorant.

La demande doit être accompagnée des éléments suivants :
– Une lettre argumentée du.de la doctorant.e justifiant la demande et présentant l’avancement de ses travaux.
– L’avis motivé et détaillé du directeur ou de la directrice de thèse. En plus de l’aspect scientifique, ce courrier doit préciser (i) les raisons pour lesquelles la soutenance n’a pu avoir lieu dans le délai de 3 ans, (ii) les conditions d’achèvement de la thèse avec une prévision de date de soutenance, (iii) des informations concernant le financement de l’année supplémentaire demandée et qui doit être en lien avec l’activité de recherche. Par exemple, l’allocation chômage des doctorants contractuels ne peut pas tenir lieu de financement.
– Un récapitulatif/bilan des formations doctorales effectuées à télécharger à partir de l’onglet “Livret” du dossier en ligne. Si ce bilan est incomplet, contacter Mme Betty Veziat du BRED () en lui fournissant les attestations manquantes de suivi des formations.
Ces éléments doivent être regroupés en un seul fichier (format pdf) à déposer sur la plateforme d’inscription.
Après avoir obtenu l’ensemble des avis favorables (directeur de thèse, directeur d’unité, directeur d’ED, VP Recherche), le.la doctorant.e pourra se réinscrire administrativement à la scolarité.

Si la direction de thèse certifie, justificatifs à l’appui, que la soutenance se déroula au plus tard le 31 janvier de la 4ème année de réinscription (date de soutenance ferme et définitive avec constitution du jury), la tenue/réunion en séance du comité de suivi devant le doctorant n’est pas exigée. Dans ce cas, le formulaire du comité de suivi est remplacé par un courrier (sur papier libre) émanant du comité de suivi dans lequel les membres du comité de suivi précisent le contexte de la demande et indiquent qu’ils donnent un avis favorable pour la réinscription en 4ème année.