Documents utiles

  • Livret du doctorant 2019-2020. Ce livret contient toutes les informations utiles dans le cadre du déroulement de la thèse
  • Guide pratique d’arrivée et de vie en France à destination des doctorants étrangers

Procédure d’inscription administrative en première année de thèse

Une fois admis, le candidat doit s’inscrire administrativement en ligne sur le site de l’Université. Pour cela, le candidat doit télécharger à partir de la plateforme d’inscription des doctorants, une convocation individuelle lui demandant de s’inscrire administrativement avec les pièces mentionnées dans le courrier. L’inscription administrative peut être prise par correspondance pour les candidats demeurant en province ou à l’étranger.

L’inscription administrative doit être renouvelée chaque année pour pouvoir soutenir sa thèse à l’université. Elle donne le droit de vote pour l’élection des représentants étudiants dans les conseils de l’université. Sauf exception régie par convention (cotutelle), le doctorant doit acquitter chaque année le paiement des droits d’inscription .

Procédures de réinscription

La date limite de réinscription en 2ème et 3ème année est fixée par l’Université au 1er novembre. Tout dépassement de cette date devra faire l’objet d’une demande de réinscription « extra tempora ». Un courrier co-signé par le doctorant et le directeur de thèse, expliquant de manière argumentée les raisons du retard, devra être adressé au secrétariat de l’ED qui transmettra au vice-président de la CFVU pour examen.

Réinscription en 2ème année
La demande de réinscription en 2ème année se fait de façon dématérialisée sur la plateforme d’inscription des doctorants. Vous devez vous y connecter à l’aide des identifiants fournis lors de l’ouverture du dossier. Dans le cadre de la demande de réinscription en 2ème année, un entretien d’environ 30 minutes entre le tuteur et le.la doctorant.e (en absence de la direction de thèse) doit être réalisé en fin de 1ère année puis un compte-rendu (une page maximum), rédigé par le tuteur, déposé dans le dossier . La réinscription en 2ème année est donc conditionnée au dépôt de ce compte-rendu dans le dossier.
Après avoir obtenu l’ensemble des avis favorables (directeur de thèse, directeur d’unité, directeur d’ED, VP Recherche Paris 13), le.la doctorant.e pourra se réinscrire administrativement à la scolarité.

Réinscription en 3ème année
La demande de réinscription en 3ème année se fait de façon dématérialisée sur la plateforme d’inscription des doctorants. Vous devez vous y connecter à l’aide des identifiants fournis lors de l’ouverture du dossier. En conformité avec l’arrêté du 25 mai 2016, l’examen de la demande de réinscription en 3ème année requiert l’avis du comité de suivi du doctorant. L’ensemble des informations relatives à la composition,  au déroulement et au formulaire du comité de suivi sont indiquées sur la page suivi des doctorants. Après avoir obtenu l’ensemble des avis favorables (directeur de thèse, directeur d’unité, directeur d’ED, VP Recherche), le.la doctorant.e pourra se réinscrire administrativement à la scolarité.

Exceptionnellement pour la réinscription en 2020-2021 et conformément à la décision du collège des écoles doctorales de USPN, l’avis du comité de suivi n’est pas demandé et ceci afin de prendre en compte le fort ralentissement, voire l’arrêt prolongé, des activités de recherche des doctorants en raison de la crise sanitaire Covid-19. Pour autant, l’ED considère ce dispositif comme un outil très important d’aide au bon déroulement de la thèse et les doctorants ou les directeurs de thèse qui le souhaitent pourront demander l’organisation d’un comité de suivi qui ne pourra leur être refusé.

Les doctorants contractuels étrangers inscrits en 3ème année et qui soutiennent leur thèse entre la fin de leur contrat doctoral et le 31 décembre de leur 3ème année peuvent demander à la DRH de l’université une convention d’accueil leur permettant de renouveler leur titre de séjour. La procédure est la suivante :
– le doctorant concerné demande une attestation à son directeur de thèse attestant que le doctorant soutiendra sa thèse avant le 31 décembre
– le doctorant envoie sa demande de convention d’accueil à cette adresse : conventionsenseignants@univ-paris13.fr en joignant l’attestation du directeur de thèse
– le doctorant recevra en retour sa convention d’accueil permettant de demander son titre de séjour.

 Réinscription en 4ème année


Dispositions exceptionnelles de réinscription en 4ème année pour l’année 2020-2021 en lien avec la crise sanitaire Covid-19 : Conformément à la décision du collège des écoles doctorales de l’USPN en date du 29 avril 2020, « Les doctorants inscrits en 2019-2020 en 3ème année auront la possibilité, s’ils le souhaitent, de se réinscrire en 2020-2021 sans paiement des frais d’inscription à l’Université (les frais de la CVEC seront à payer). Exceptionnellement et uniquement pour cette année, cette réinscription ne nécessitera pas l’avis du comité de suivi individuel du doctorant et ceci afin de prendre en compte le fort ralentissement, voire l’arrêt prolongé, des activités de recherche des doctorants ».
En revanche, la demande doit être accompagnée d’un courrier signé par le doctorant et le directeur de thèse justifiant la demande. Ce courrier doit être accompagné d’une attestation de soutenance de thèse avant le 30 juin 2021 signée par le doctorant et le directeur de thèse (à télécharger ici), soit une prolongation de thèse de 6 mois supplémentaires accordée par le collège des écoles doctorales de USPN. Ces 2 courrier joints en 1 seul fichier pdf doivent être déposés dans le dossier en ligne, slot « dossier accompagnant la demande » de l’onglet « pièces à fournir ».


A l’exception des doctorants salariés et sauf dispositions particulières (conventions), la demande de réinscription en 4ème année est dérogatoire et doit être pleinement justifiée. Conformément au règlement intérieur de l’ED, la prolongation de la durée de la thèse doit être financée et son financement en lien avec l’activité de recherche (l’allocation chômage des doctorants contractuels ne peut pas tenir lieu de financement). La réinscription en 4ème année (et au delà) est conditionnée à l’avis favorable du comité de suivi du doctorant.

La demande doit être accompagnée des éléments suivants :
– Une lettre argumentée du.de la doctorant.e justifiant la demande et présentant l’avancement de ses travaux.
– L’avis motivé et détaillé du directeur ou de la directrice de thèse. En plus de l’aspect scientifique, ce courrier doit préciser (i) les raisons pour lesquelles la soutenance n’a pu avoir lieu dans le délai de 3 ans, (ii) les conditions d’achèvement de la thèse avec une prévision de date de soutenance, (iii) des informations concernant le financement de l’année supplémentaire demandée et qui doit être en lien avec l’activité de recherche. Par exemple, l’allocation chômage des doctorants contractuels ne peut pas tenir lieu de financement.
– Un récapitulatif/bilan des formations doctorales effectuées à télécharger à partir de l’onglet « Livret » du dossier en ligne. Si ce bilan est incomplet, contacter Mme Betty Veziat du BRED (formations-ecoledoc@univ-paris13.fr) en lui fournissant les attestations manquantes de suivi des formations.
Ces éléments doivent être regroupés en un seul fichier (format pdf) à déposer sur la plateforme d’inscription.
Après avoir obtenu l’ensemble des avis favorables (directeur de thèse, directeur d’unité, directeur d’ED, VP Recherche), le.la doctorant.e pourra se réinscrire administrativement à la scolarité.

Si la direction de thèse certifie, justificatifs à l’appui, que la soutenance se déroula au plus tard le 31 janvier de la 4ème année de réinscription (date de soutenance ferme et définitive avec constitution du jury), la tenue/réunion en séance du comité de suivi devant le doctorant n’est pas exigée. Dans ce cas, le formulaire du comité de suivi est remplacé par un courrier (sur papier libre) émanant du comité de suivi dans lequel les membres du comité de suivi précisent le contexte de la demande et indiquent qu’ils donnent un avis favorable pour la réinscription en 4ème année.