Le contexte

Le nouvel arrêté du 25 mai 2016 prévoit la mise en place d’un comité de suivi individuel du doctorant. Il charge le conseil de l’école doctorale de l’organisation de ce dispositif.

Le dispositif

Le dispositif du comité de suivi, voté lors du conseil du 4 novembre 2016, suit les lignes suivantes :

1) Le tutorat personnalisé

Dans chaque laboratoire, le directeur propose au doctorant, lors de son installation, un tuteur membre permanent du laboratoire ou de la composante de rattachement. Ce choix devra être fait en accord avec le doctorant et son directeur de thèse. Le nom du tuteur sera désigné lors de l’inscription en 1ère année et devra être mentionné dans le dossier d’inscription.

Le tuteur n’a pas pour mission d’intervenir sur les aspects scientifiques de la thèse mais d’accompagner le doctorant tout au long de sa thèse et d’être son interlocuteur privilégié tant sur les choix de ses orientations futures (post-doc, ATER,…), que sur les questions liées à la vie scientifique (relations avec les membres permanents de l’équipe, avec les autres doctorants, avec son directeur de thèse,…). C’est lui qui veille notamment à prévenir le directeur d’unité et/ou la direction de l’Ecole doctorale en cas de conflit, de discrimination ou de harcèlement.

Le tuteur doit prendre contact lors de sa nomination avec le doctorant pour une brève discussion sur les « droits et devoirs » du doctorant ainsi que sur le déroulement général d’une thèse. Un entretien d’environ 30 minutes entre le tuteur et le doctorant en absence du directeur de thèse et du directeur d’unité doit se tenir en fin de 1ère année. Cet entretien a principalement pour objectif d’échanger avec le doctorant sur les aspects « relationnels » et d’intégration dans le laboratoire et non sur les aspects scientifiques. Un compte-rendu de l’entretien d’une page maximum doit être rédigé sur papier libre par le tuteur puis déposé par le doctorant dans son dossier de réinscription en 2ème année (onglet « pièces à fournir »).

2) Le comité de suivi individuel

Un comité de suivi individuel est constitué pour tous les doctorants.

Ce comité n’est en aucun cas un jury de pré-soutenance et doit être interprété par ces membres comme un dispositif d’écoute et d’accompagnement du doctorant. Son action doit être constructive et gratifiante pour le doctorant.

Ce comité se compose du tuteur, d’au moins un membre extérieur au laboratoire d’accueil et à l’Université Paris 13 ayant les compétences scientifiques pour évaluer l’avancement des travaux et d’un représentant de l’École Doctorale. Conformément à l’arrêté ministériel, la direction de thèse (directeur(s) et co-encadrant) ne fait pas partie du comité de suivi. Concernant le représentant de l’ED  et selon les besoins, le directeur désigne parmi les membres permanents du laboratoire ou de la composante de rattachement un ou plusieurs représentants de l’École Doctorale en charge de l’organisation du comité de suivi.

La composition complète du comité de suivi (désignation du représentant de l’ED et de l’expert extérieur) est indiquée dans le dossier du doctorant, au plus tard, lors de sa réinscription en 2ème année puis validée par l’ensemble des parties signataires.

Ce comité se réunira au minimum une fois en fin de deuxième année de thèse (entre les mois de mai et d’octobre) pour un entretien avec le doctorant dans le cadre de sa demande de réinscription en 3ème année. Ce comité devra à nouveau se réunir pour chaque demande de réinscription au-delà de la 3ème année. L’entretien comporte deux parties : un volet scientifique et un volet relationnel. La partie scientifique prendra la forme d’une présentation orale du doctorant en présence de la direction de thèse qui ne devra pas dépasser 20 minutes suivie d’une discussion avec les membres du comité. La partie relationnelle consiste en une discussion d’ordre général avec le doctorant en absence de la direction de thèse. Si le comité ou la direction de thèse le désire, un entretien avec les encadrants sans le doctorant peut compléter le dispositif. Le dispositif de suivi se termine par une restitution orale du comité au doctorant de l’ensemble de l’entretien.

Si le doctorant se trouve à l’étranger (co-tutelle) dans la période de fin de deuxième année, le comité de suivi peut être organisé par visioconférence. La non-présence dans le laboratoire ne constitue nullement une exemption à cet entretien

Dans le cadre du comité de suivi de fin de deuxième année, un formulaire est fourni par l’École Doctorale au comité. Dans le cas d’une demande d’année dérogatoire, c’est à dire après la 3ème inscription, un formulaire spécifique pour les années dérogatoires est mis à disposition. Pour les doctorants à temps partiel qui ont la possibilité d’effectuer leur thèse en 6 ans (arrêté de 2016), le formulaire de comité de suivi de fin de 2ème année doit être utilisé à chaque demande de réinscription.

A la suite de l’entretien, le formulaire est complété par les membres du comité de suivi puis envoyé à l’ED (ecole-doctorale.galilee@univ-paris13.fr) par le représentant de l’ED. Ce formulaire, incluant d’éventuelles recommandations ou un rapport de synthèse en cas de problèmes identifiés, est alors examiné/validé par l’ED puis renvoyé au représentant pour diffusion au doctorant, à la direction de thèse et au directeur d’unité. Le doctorant dépose ensuite ce formulaire dans son dossier de réinscription en 3ème année.

Si l’une des parties n’est pas satisfaite du compte rendu du comité fait via le formulaire, elle dispose de 15 jours à compter de sa réception pour contacter la direction de l’ED (directeur-ecoledoc-galilee@univ-paris13.fr).

En conformité avec l’arrêté du 25 mai 2016, l’école doctorale conditionne l’examen de la demande de réinscription à partir de la 3ème année à la tenue du comité de suivi et au retour de ce formulaire.

En résumé :

Répartition des taches :
Le directeur du laboratoire : Pour chaque doctorant, constitue/valide le comité de suivi.
Le tuteur : suit l’intégration du doctorant et veille au bon déroulement de la thèse. Contacte le doctorant lors de son arrivée pour un premier échange. Réalise un entretien avec le doctorant en fin de 1ère année puis en rédige un bref compte-rendu (une page maximum) qui est versé dans le dossier de réinscription en 2ème année
Le représentant de l’École Doctorale pour le suivi : organise le comité de suivi de fin de 2ème année (convocation des membres), envoie le formulaire à l’ED puis, après validation par l’ED, le diffuse auprès du doctorant, du directeur de thèse et du directeur de laboratoire.
Le comité de suivi : réalise l’entretien, rempli le formulaire, effectue une restitution orale au doctorant de l’entretien.
L’École Doctorale : valide le compte-rendu du comité de suivi et fait un retour au représentant de l’ED
Le doctorant : prend connaissance des compte-rendus (entretien avec le tuteur, formulaire du comité de suivi) et les dépose dans son dossier de réinscription

Calendrier :
La nomination du tuteur : au moment de l’inscription du doctorant.
L’entretien avec le tuteur : premier entretien avec le doctorant lors de son arrivée puis deuxième entretien en fin la 1ère année.
La constitution complète du comité de suivi (désignation du représentant de l’ED et de l’expert extérieur) : lors de la réinscription en 2ème année
L’entretien avec le comité : entre les mois de mai et d’octobre durant la deuxième année de thèse. Doit à nouveau se dérouler pour chaque demande de réinscription au-delà de la 3ème année.

Vous trouverez ci-dessous :
la description complète du dispositif
– le vademecum sur le déroulement du comité de suivi

– le formulaire du comité de suivi de thèse
– le formulaire du comité de suivi de thèse pour les années dérogatoires (après la 3ème année pour les thèses à temps plein).