Le contexte

Le nouvel arrêté du 25 mai 2016 prévoit la mise en place d’un comité de suivi individuel du doctorant. Il charge le conseil de l’école doctorale de l’organisation de ce dispositif.

Le dispositif

Le dispositif du comité de suivi, voté lors du conseil du 4 novembre 2016, suit les lignes suivantes :

1) Le tutorat personnalisé

Dans chaque laboratoire, le directeur propose au doctorant, lors de son installation, un tuteur membre permanent du laboratoire ou de la composante de rattachement. Ce choix devra être fait en accord avec le doctorant et son directeur de thèse. Le nom du tuteur sera désigné lors de l’inscription en 1ère année et devra être mentionné dans le dossier d’inscription.

Le rôle du tuteur est celui d’un interlocuteur privilégié du doctorant tant sur les choix de ses orientations futures (post-doc, ATER,…), que sur les questions liées à la vie scientifique (relations avec les membres permanents de l’équipe, avec les autres doctorants, avec son directeur de thèse,…). C’est lui qui veille notamment à prévenir le directeur de l’Ecole doctorale de toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Ce tuteur n’a pas pour mission d’intervenir sur les aspects scientifiques.

2) Le comité de suivi individuel

Un comité de suivi individuel est constitué pour tous les doctorants. Ce comité, qui ne participe pas à la direction du travail du doctorant (cf article 13 de l’arrêté du 25 mai 2016), se compose du tuteur, d’au moins un membre extérieur à l’Université P13 ayant les compétences scientifiques pour évaluer l’avancement des travaux et d’un représentant de l’École Doctorale. Concernant ce dernier et selon les besoins, le directeur désigne parmi les membres permanents du laboratoire ou de la composante de rattachement un ou plusieurs représentants de l’École Doctorale en charge de l’organisation du comité de suivi.

La composition complète du comité de suivi (désignation du représentant de l’ED et de l’expert extérieur) est indiquée dans le dossier du doctorant, au plus tard, lors de sa réinscription en 2ème année puis validée par l’ensemble des parties signataires.

Ce comité se réunira une fois en fin de deuxième année de thèse (entre les mois d’avril et de septembre) pour un entretien avec le doctorant dans le cadre de sa demande de réinscription en 3ème année. Ce comité devra à nouveau se réunir pour chaque demande de réinscription au-delà de la 3ème année. Cet entretien comporte deux parties : un volet scientifique et un volet relationnel. Le dispositif de suivi se terminera par une restitution orale du représentant de l’École Doctorale au doctorant de l’ensemble de l’entretien avec le comité.

Un formulaire est fourni par l’École Doctorale au comité. A la suite de l’entretien, ce formulaire est complété par les membres du comité de suivi puis envoyé à l’ED (ecole-doctorale.galilee@univ-paris13.fr) par le représentant de l’ED. Ce formulaire, incluant d’éventuelles recommandations ou un rapport de synthèse en cas de problèmes identifiés, est alors examiné/validé par l’ED puis renvoyé au représentant pour diffusion au doctorant, au directeur de thèse et au directeur d’unité. Si l’une des parties n’est pas satisfaite du compte rendu du comité fait via le formulaire, elle dispose de 15 jours à compter de sa réception pour contacter la direction de l’ED (directeur-ecoledoc-galilee@univ-paris13.fr).

En conformité avec l’arrêté du 25 mai 2016, l’école doctorale conditionne l’examen de la demande de réinscription à partir de la 3ème année (3ème année et au-delà) à la tenue du comité de suivi et au retour de ce formulaire.

En résumé :
Répartition des taches :
Le directeur du laboratoire : Pour chaque doctorant, constitue/valide le comité de suivi.
Le tuteur : suit l’intégration du doctorant et veille au bon déroulement de la thèse.
Le représentant de l’École Doctorale pour le suivi : organise le comité (convocation des membres), envoie le formulaire à l’École Doctorale puis, après validation par l’ED, le diffuse auprès du doctorant, du directeur de thèse et du directeur de laboratoire.
Le comité de suivi : réalise l’entretien, rempli le formulaire, effectue une restitution orale au doctorant de l’entretien.
L’École Doctorale : valide et fait un retour au représentant de l’ED

Calendrier :
La nomination du tuteur : au moment de l’inscription du doctorant.
La constitution complète du comité de suivi (désignation du représentant de l’ED et de l’expert extérieur) : au plus tard lors de la réinscription en 2ème année
L’entretien : entre les mois d’avril et de septembre durant la deuxième année de thèse. Doit à nouveau se dérouler pour chaque demande de réinscription au-delà de la 3ème année

Vous trouverez ci-dessous :
la description complète du dispositif
– le vademecum sur le déroulement du comité de suivi

– le formulaire du comité de suivi de thèse (format pdf).
– le formulaire du comité de suivi de thèse (format latek).